Gouvernance et politique interne
Une politique écrite doit décrire les activités, les incompatibilités identifiées, les contrôles et la manière de traiter une situation susceptible d’altérer l’indépendance.
Méthode de sélection
Documentez les sources, la date de collecte, les critères d’inclusion, les filtres appliqués et la raison pour laquelle l’univers est suffisamment représentatif du besoin traité.
Preuve dans chaque dossier
- Informations et objectifs du client
- Hypothèses retenues
- Contrats examinés
- Critères de comparaison
- Recommandation et alternatives
- Déclaration de rémunération
Contrôle périodique
Un échantillonnage régulier peut vérifier la cohérence entre la procédure annoncée et les dossiers réellement produits. Les écarts doivent être documentés et corrigés.
Composer un dossier de preuve cohérent
Un dossier robuste réunit la lettre de mission, les informations recueillies, la photographie du marché, les critères de sélection, les scénarios comparés, les validations, le rapport final et les éléments relatifs à la rémunération. Ces pièces doivent être datées et reliées entre elles.
La preuve ne doit pas être reconstruite uniquement après une réclamation. Elle est produite naturellement par le processus de travail.
Organiser la gouvernance de la méthode
Une personne doit être responsable de l’actualisation des sources, une autre peut contrôler la qualité des recommandations, et les anomalies doivent donner lieu à des actions correctives. Dans une petite structure, ces rôles peuvent être cumulés, mais ils doivent rester identifiés.
Les contrôles peuvent porter sur un échantillon de dossiers, les délais de mise à jour, la présence des pièces, la cohérence des calculs et la justification des exclusions.
Archiver sans perdre le contexte
Conserver seulement un PDF final ne permet pas toujours de comprendre les données disponibles au jour de la recommandation. L’archivage doit inclure les versions utiles, les sources datées et les hypothèses déterminantes, tout en respectant les règles de protection des données et les durées de conservation applicables.